La historia está llena de mentes brillantes que han dado origen a grandes innovaciones. Estas pueden ser inventos tangibles o intangibles, productos o servicios, o implementaciones novedosas que se integran a la labor cotidiana. Pero para que estas innovaciones se materialicen, se requiere de un proyecto.

Por ejemplo, la idea de crear una barra de chocolate baja en calorías debe pasar por un proceso de diseño, desarrollo y prueba. Chat-GPT comenzó como un planteamiento para crear una de las herramientas más potentes de la inteligencia artificial. Y EngineLink surgió como un proyecto de enseñanza en el campo de la tecnología y la ingeniería. Todos estos son ejemplos de proyectos que han contribuido al avance de la humanidad.

La necesidad de crear o cumplir objetivos no necesariamente es tarea de una empresa, también puede permear en los distintos ámbitos de nuestra cotidianeidad. Analiza ¿Qué tuve que hacer para ir a mi primera entrevista de trabajo? O ¿Qué tuve que hacer para inscribirme y pasar el examen de admisión en la universidad de mi interés? Desde un punto de vista técnico, las dos preguntas anteriores son orientados a proyectos cotidianos, que sin necesidad de ser detallados (como en las empresas) se asemejan al ciclo que un proyecto debería llevar.

Definición de proyecto

De una manera más concreta definimos:

“Un proyecto comprende el esfuerzo de diseñar y planificar actividades, limitadas por el tiempo y el presupuesto, que tengan como objetivo el satisfacer o cubrir una necesidad de entrega al cliente.”

Un proyecto es un conjunto de actividades temporales y coordinadas que tienen como objetivo crear un producto, servicio o resultado único. Los proyectos se diferencian de las operaciones, que son procesos repetitivos y permanentes que mantienen el funcionamiento de una organización.

Para que la entrega al cliente sea satisfecha y alineadas a los objetivos e intereses de todas las partes involucradas, un proyecto debe:

• Tener un objetivo (u objetivos) definido(s) que sean alcanzables, cuantificables y alineados a la organización o al interés de todas las partes conformantes.

• Tener un ciclo general definido, con un principio y un fin.

• La planificación de las actividades adecuadas, que repliquen pequeños ciclos (de principio a fin) ajustados a todos los parámetros del proyecto.

• Planificar un esquema de comunicación amplio, consistente y adecuado entre las partes interesadas.

• Estar dentro de los requerimientos del tiempo, el presupuesto y el esfuerzo, conforme a lo planteado desde la administración de proyectos. 

Administración de proyectos, programas y portafolios

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos y objetivos de un proyecto. La administración de proyectos se basa en un conjunto de buenas prácticas y estándares reconocidos internacionalmente, como el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Los programas y los portafolios son agrupaciones de proyectos relacionados que se gestionan de forma coordinada para obtener beneficios que no se lograrían si se administraran individualmente. Un programa es un conjunto de proyectos interdependientes que comparten un objetivo común, mientras que un portafolio es una colección de proyectos, programas y otras actividades que se alinean con la estrategia organizacional.

Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la secuencia de fases por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Cada fase tiene entregables específicos y criterios de aceptación que deben cumplirse para avanzar a la siguiente fase. El ciclo de vida de un proyecto puede variar según la naturaleza, el alcance, la complejidad y la metodología del proyecto. 

El ciclo de vida de cada proyecto determina el alcance conforme a los objetivos planteados basados en el tiempo, el presupuesto y el esfuerzo de todas las partes que lo integran; adicionalmente reconoce los posibles cambios, contingencias y riesgos que puede tener un proyecto durante su evolución. En proyectos donde el riesgo debe ser minimizado (sobre todo en proyectos de construcción, expansión empresarial o desarrollo de productos) generalmente su ciclo de vida se desarrolla en cuatro etapas fundamentales:

1. Etapa de definición: concentra todas las especificaciones del proyecto, así como la conformación y distinción de las partes interesadas para la definición de equipos y responsabilidades, elaboración de estrategias y objetivos.

2. Etapa de planeación y programación: una vez asignadas las partes conformantes del proyecto y con el esfuerzo requerido se desarrolla la documentación con la que el proyecto puede justificar sus metas, elaborando calendarios, presupuestos, planes de trabajo, contingencias, comunicación y de asignación de la fuerza de trabajo.

3. Etapa de ejecución: es la etapa más crítica del proyecto, en él se debe gestionar los avances, cambios y controles frente a riesgos, dinámicas de cambio o percances que puedan ser subyacentes; por lo tanto, es la etapa que más esfuerzo requiere.

4. Etapa de entrega y finalización: es la etapa de menor esfuerzo (al igual que la etapa de definición) en esta se libera gran parte de la carga de trabajo, se hace la transferencia de tecnología (conocimiento, capacitación y materiales), se brinda un análisis y retrospectiva que alimente al esfuerzo realizado, analice sus fallas y logros para evitar que en futuros proyectos estos problemas no se presenten.

Roles implicados en la administración de proyectos 

Algunos de los en la administración de proyectos son los siguientes:

• Patrocinador: Es la persona o entidad que financia el proyecto y autoriza su inicio, alcance, cambios y cierre. Es el principal interesado del proyecto y el responsable de asegurar su alineación con la estrategia organizacional.

• Gerente de proyecto: Es el líder del equipo de proyecto y el responsable de planificar, ejecutar, controlar y cerrar el proyecto. Es el encargado de gestionar el alcance, el tiempo, el costo, la calidad, los recursos, los riesgos, las comunicaciones y los interesados del proyecto.

• Director del proyecto: considerado como el principal interesado, toma las decisiones básicas en la dirección del proyecto, mediante la comunicación vincula la información entre el patrocinador, interesados y el equipo de proyecto.

• Equipo de proyecto: Es el conjunto de personas que realizan las actividades del proyecto bajo la dirección del director de proyecto. El equipo de proyecto puede estar formado por miembros internos o externos a la organización, con diferentes niveles de experiencia y especialización.

• Interesados: Son las personas o entidades que pueden afectar o ser afectadas por el proyecto, ya sea positiva o negativamente. Los interesados pueden tener diferentes niveles de influencia e interés en el proyecto, por lo que es importante identificarlos, analizarlos y gestionar sus expectativas y necesidades.

• Analista de proyectos: consolida la información a compartir, brindando soporte a los canales de comunicación mediante el flujo de datos; contribuye estratégicamente a las decisiones y acciones durante el desarrollo del proyecto, brinda indicadores de desempeño y es participe de la retroalimentación al equipo de trabajo.

• Gerente de programas: gestionan un conjunto de proyectos alineados a objetivos específicos, a su vez permite la coordinación entre los gerentes y directores de proyecto a su cargo, brindan una gestión y retroalimentación más allá de un solo proyecto.

• Gerente de portafolios: al igual que el gerente de programas esté gestiona un conjunto diverso de proyectos, así como de programas alineados a la estrategia de una organización, priorizando el trabajo y brindando una perspectiva de retroalimentación más globalizada en todo el conjunto de elementos que administra.

Cuando se desarrolla un proyecto cuyo riesgo sea mayor existen metodologías agiles que permiten gestionar dichos proyectos, para ese caso se designan roles especiales dentro del equipo de trabajo, en futuros artículos hablaremos acerca de estas metodologías y como se conforma la fuerza de trabajo.