La importancia de la administración de proyectos

La gestión integral de proyectos es una estrategia clave para que las empresas se posicionen en el mercado actual. Para lograr una administración de proyectos exitosa, es necesario conocer los aspectos importantes que intervienen en el proceso, tales como:

• Comprensión del ciclo de vida del producto: El ciclo de vida de un producto es el conjunto de etapas que atraviesa desde su creación hasta su desaparición del mercado. Estas etapas son: 
  • Introducción: esta etapa se considera como el mejor periodo de inducción y participación en el mercado, donde la investigación y desarrollo del producto es crítico para la empresa, durante esta etapa se realizan con frecuencia evoluciones y cambios al diseño del producto, que son limitados dado el primer acercamiento al cliente conforme a la entrega de calidad.
  • Crecimiento: en esta etapa se logra el fortalecimiento en el mercado nicho, la empresa es capaz de sostenerse al cambio de precio, de la calidad o la imagen del producto. La calidad mejor, así como los canales y capacidad que permiten la constante evolución conforme a las necesidades cambiantes del mercado.
  • Madurez: en esta etapa es esencial la defensa de la posición del mercado, debido a que habrá demasiados productos en similitud y la demanda es mayor, los costos competitivos se vuelven críticos; es importante mantener la estandarización para mejorar el producto y reducir los costos.
  •  Declive: el control de costos aún es más crítico, hay poca diferenciación del producto, se reduce la capacidad y se minimizan costos, en los casos más críticos se da paso a un nuevo producto que evolucione y satisfaga el uso que el producto en declive está otorgando. 

Cada una de ellas tiene características distintas en cuanto a ventas, beneficios, competencia y estrategias de marketing. El conocimiento del ciclo de vida de un producto permite a las empresas planificar mejor sus acciones y adaptarse a los cambios del mercado.

• Competitividad y globalización: el desarrollo de productos debe ser enfocado conforme a la calidad, en vez de productos baratos. El surgimiento de los mercados globales ha permitido que los productos puedan ser estandarizados a escala global, una de las razones del porqué existe las normas ISO. Un administrador de proyectos debe tener presente que la entrega de calidad al cliente es esencial pues permite la agilidad, la reducción de costos y la eficiencia en esfuerzo y tiempo.
• Complejidad del conocimiento adquirido y transferido: cada proyecto implica la explosión de conocimiento, conforme a los avances tecnológicos, los proyectos requieren resolver y administrar entregables más complejos y a la vez más sólidos que aseguren la competitividad y la globalización.
• Enfoque al cliente: el enfoque al cliente en la administración de proyectos es una estrategia que busca satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios finales del producto o servicio que se entrega. Este enfoque implica identificar los requisitos del cliente, establecer una comunicación efectiva, gestionar las expectativas y el cambio, y medir la satisfacción del cliente. El enfoque al cliente permite mejorar la calidad, el valor y la fidelización de los clientes, así como la reputación y la rentabilidad del proyecto.
• Downsizing: la reducción del tamaño corporativo es una estrategia que consiste en disminuir el número de empleados, departamentos o unidades de una organización con el fin de reducir los costos, aumentar la eficiencia o adaptarse a los cambios del mercado. La administración de proyectos es una disciplina que se encarga de planificar, ejecutar, controlar y cerrar proyectos de cualquier tipo, tamaño o complejidad, aplicando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los objetivos establecidos. Ambas prácticas requieren de un liderazgo efectivo, una comunicación clara y una gestión adecuada de los recursos humanos, financieros y materiales.
• Dimensionalidad de los proyectos: saber administrar los proyectos, sobre todo cuando se manejan programas y portafolios es importante, sobre todo en la asignación de recursos y esfuerzo. En algunos casos, administrar proyectos pequeños y recurrentes pueden ser un problema para las organizaciones ya que el esfuerzo y los recursos serán mayores.
• Adaptación hacia la agilidad en la administración y gestión de proyectos: en la actualidad se requieren realizar proyectos con mayor volatilidad y riesgos, sobre todo cuando los proyectos son tecnológicos, para ello es necesario comprender los retos de la administración ágil, es importante que un administrador de proyectos sea capaz de gestionar proyectos de tal naturaleza. 

La integración como punto estratégico de la administración de proyectos

La administración de proyectos requiere un enfoque integrado que alinee los objetivos de los proyectos con la estrategia organizacional, que domine las técnicas y herramientas propias de la disciplina y que desarrolle las habilidades interpersonales para coordinar el trabajo en equipo. La integración implica dos aspectos fundamentales. Por un lado, la congruencia de los proyectos con la visión y misión de la organización. Por otro lado, la coherencia entre las diferentes fases y actividades del proceso de administración de cada proyecto.

• Alineación de los proyectos con la visión y misión de la organización: un sistema integrado para la administración de proyectos es aquel que coordina todas las partes involucradas. La definición de la misión, los objetivos y las estrategias de la organización se basa en factores ambientales tanto externos como internos. Los factores externos suelen ser de tipo político, social, económico y tecnológico. Los factores internos se refieren a la gestión, las instalaciones, las competencias clave y la situación financiera.
• Integración entre el proceso administrativo y las actividades de los proyectos: una forma de entender la administración de proyectos es verla como un proceso que tiene dos dimensiones. Por un lado, está la dimensión técnica, que se ocupa de los aspectos formales, disciplinados y lógicos del proyecto, como la planificación, la programación y el control. Por otro lado, está la dimensión sociocultural, que se enfoca en crear un sistema social temporal dentro de un contexto organizacional más amplio, donde se integren las habilidades de un grupo diverso de profesionales que trabajen para completar el proyecto. Algunos autores proponen que la dimensión técnica representa la “ciencia” de la administración de proyectos, mientras que la dimensión sociocultural representa el “arte” de administrar un proyecto.

Administración estratégica

El proceso de administración estratégica en la administración de proyectos consiste en definir, implementar y evaluar las acciones que permitan alcanzar los objetivos del proyecto, alineados con la visión y la misión de la organización. Este proceso implica realizar un análisis interno y externo del entorno del proyecto, identificar las oportunidades y amenazas, establecer las fortalezas y debilidades, formular las estrategias adecuadas, ejecutarlas y monitorearlas, y realizar los ajustes necesarios para mejorar el desempeño del proyecto. El proceso de administración estratégica en la administración de proyectos es fundamental para lograr una ventaja competitiva sostenible y crear valor para los interesados, esto se logra a través de:

• Revisar y definir la misión y visión de la empresa.
• Establecer metas y objetivos inteligentes.
• Analizar estrategias para alcanzar objetivos.
• Llevar estrategias adecuadas de selección y gestión de proyectos.

La misión y visión de una empresa son las declaraciones que definen el propósito, los valores y los objetivos de la organización. La administración estratégica se alinea a la misión y visión de la empresa al asegurar que los proyectos están de acorde con las prioridades estratégicas, los recursos disponibles y las expectativas de los stakeholders (interesados).

Definición y establecimiento de objetivos para el éxito del proyecto

Cuando se plantea un proyecto es necesario alinear objetivos a la misión de la organización, bajo los criterios de especificidad, mesura y alcance.

“Un objetivo en un proyecto es el producto final deseado que se traduce de la misión de una empresa a través de métricas para alcanzar el éxito del proyecto.”

Las métricas son parámetros importantes pues dirigen hacia dónde va el proyecto, permiten analizar el estado de los entregables y cómo se va dilucidando el tiempo, el esfuerzo y los recursos a lo largo del proyecto. 

“Un entregable es el objeto tangible o intangible que, mediante la transferencia del conocimiento, se interpreta como el producto final de todos los esfuerzos, el presupuesto y el tiempo empleado durante la administración y gestión de un proyecto.”

Para que el entregable sea el esperado, se requieren de métricas que nos conduzcan a la entrega final; para definir las métricas de nuestros proyectos, es necesario plantear correctamente los objetivos del proyecto. Una manera de plantear buenos objetivos es a través de la técnica SMART, cuyo enfoque estructura un objetivo a través de los siguientes criterios:

• S – Específico (Specific): el proyecto plantea objetivos sin ambigüedad, definidos y entendibles, responden generalmente a cuestiones como: ¿Qué quiero lograr?, ¿Qué beneficio tendrá?, ¿Qué propósito o razón tiene de ser?, ¿Hasta qué punto es viable?
• M – Medible (Measurable): el proyecto tiene indicadores que permiten comprender el estado de este, si se ha logrado o no los objetivos planteados, responde generalmente a preguntas como: ¿Cómo sé que he logrado el objetivo?, ¿Hasta qué punto debo finalizar, o ya cumplí con el objetivo?, ¿Hasta este punto, se debe continuar con el proyecto?
• A – Alcanzable (Attainable): brinda realidad, centra el objetivo de manera realista y prevé que dichos objetivos no se exageren o se vuelvan imposibles, responden a preguntas: ¿Cómo lo lograré? ¿Las métricas me permiten comprender si el proyecto es realista?, ¿Tiene razón de ser lo que hago, las métricas me respaldan?
• R – Relevante (Relevant): brinda complejidad y conciencia del impacto al hacer el proyecto, es decir, que pretende demostrar la utilidad a futuro de hacer el proyecto, así como sus consecuencias; responde a las preguntas: ¿Qué beneficios obtengo de esto? ¿Qué gano al hacer esto?
• T – Plazo determinado (Time – bound): Brinda el panorama de la administración y gestión a lo largo del tiempo empleado, define (indirectamente) el principio y la finalización del proyecto, responde la pregunta: ¿Cuánto tiempo para lograr el objetivo?

Algunos ejemplos de objetivos SMART son los siguientes:

• “Tener un 80% de satisfacción del cliente en el uso de nuestros dispositivos móviles en un plazo de cuatro meses después del lanzamiento.”
• “Incrementar 1450 visitas al mes en nuestro nuevo museo de la ciudad, durante los primeros dos meses después de la inauguración.”
• “Incrementar 70 nuevos suscriptores cada mes en nuestro sitio web, durante los primeros tres meses después del lanzamiento.”