Para lograr los objetivos de un proyecto, es fundamental establecer y monitorear indicadores (o métricas) que reflejen el progreso y el desempeño de las actividades. Las métricas son parámetros que orientan la dirección y la calidad de un proyecto, pues nos muestran el nivel de cumplimiento de los entregables. Entre las diferentes métricas que se pueden utilizar, tanto cualitativas como cuantitativas, destacan los KPI’s y los OKR’s, que explicaremos en este artículo.

KPI’s

Los KPI's (Key Performance Indicators) son indicadores clave de rendimiento que nos permiten medir el grado de cumplimiento de los objetivos de una organización, proyecto o proceso. Los KPI's nos ayudan a evaluar el desempeño, la calidad, la eficiencia y la satisfacción de los clientes, entre otros aspectos relevantes.

Para definir los KPI's adecuados, es importante seguir una serie de pasos:

• Establecer los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) que se quieren lograr.
• Identificar las variables o factores que influyen en el logro de los objetivos.
• Seleccionar los indicadores que mejor reflejen el estado o la evolución de las variables.
• Determinar las fuentes de datos, los métodos de cálculo y las herramientas de análisis de los indicadores.
• Fijar las metas o valores de referencia para cada indicador, así como los rangos de tolerancia o desviación.
• Monitorizar y comunicar periódicamente los resultados de los indicadores, así como tomar acciones correctivas si es necesario.

Los KPI's son una herramienta fundamental para la gestión estratégica y operativa de cualquier organización, ya que nos permiten conocer el nivel de éxito de nuestras acciones y tomar decisiones basadas en datos. Sin embargo, es importante no caer en el error de medir todo lo que se puede medir, sino solo lo que aporta valor y está alineado con la visión y la misión de la organización.

Tomemos como ejemplo el siguiente objetivo:

“Mejorar la satisfacción del cliente en el uso de nuestros dispositivos móviles.”

Si bien este objetivo brinda un panorama amplío, no nos permite identificar los parámetros con los cuales podemos implementar un indicador, si reescribimos el objetivo convencional a uno SMART sería:

“Tener un 80% de satisfacción del cliente en el uso de nuestros dispositivos móviles en un plazo de cuatro meses después del lanzamiento.”

Entonces, cómo hemos establecido una métrica y un plazo nuestro indicador de rendimiento conforme al objetivo de este proyecto será tener un 80% de satisfacción del cliente en un plazo de cuatro meses después del lanzamiento. Este KPI debe cumplirse el primer cuatrimestre después del lanzamiento del servicio y uso de los dispositivos móviles.

OKR’s

Los OKR's (Objetivos y Resultados Clave) son una metodología de gestión que ayuda a las organizaciones a definir y medir el progreso hacia sus metas. Los OKR's se componen de dos elementos: un objetivo, que es una declaración clara y ambiciosa de lo que se quiere lograr, y uno o varios resultados clave, que son indicadores específicos, medibles y verificables de cómo se va a alcanzar ese objetivo.

Los OKR's se originaron en Intel en la década de 1970 y se popularizaron por empresas como Google, Spotify, Netflix y LinkedIn. Los beneficios de usar OKR's son:

• Alinean a todos los miembros de la organización en torno a una visión compartida y unos objetivos comunes.
• Fomentan la comunicación, la transparencia y la colaboración entre equipos y departamentos.
• Estimulan la innovación, el aprendizaje y la mejora continua al establecer metas desafiantes pero alcanzables.
• Facilitan el seguimiento, la evaluación y el ajuste de las estrategias y las acciones según los resultados obtenidos.

Para implementar los OKR's de forma efectiva, se recomienda seguir estos pasos:

• Definir los objetivos estratégicos de la organización a nivel global, por áreas y por equipos.
• Desglosar los objetivos en resultados clave que sean SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales).
• Asignar responsables, plazos y recursos para cada resultado clave.
• Comunicar los OKR's a toda la organización y asegurar su comprensión y compromiso.
• Monitorear el avance de los OKR's periódicamente y celebrar los logros o identificar los obstáculos.
• Revisar los OKR's al final de cada ciclo (normalmente trimestral o semestral) y establecer nuevos OKR's para el siguiente.

Los OKR's son una herramienta poderosa para impulsar el crecimiento y el rendimiento de las organizaciones. Sin embargo, requieren de una cultura organizacional que apoye la autonomía, la confianza, el feedback y la adaptabilidad. Los OKR's no son un fin en sí mismos, sino un medio para lograr los propósitos más importantes de la organización.

Podemos plantear los OKR’s del ejemplo anterior:

Objetivo - “Mejorar la satisfacción del cliente en el uso de nuestros dispositivos móviles.”

Resultado clave: Obtener 80% de aprobación en la satisfacción del cliente a través de encuestas por uso de nuestros productos

Resultado clave:  Brindar un nuevo canal de comunicación y soporte técnico 24H con ayuda de la Inteligencia artificial.

Resultado clave: Crear dos nuevos planes de equipo, más asequibles para los usuarios y que puedan elegir su red social favorita con datos ilimitados.