Una de las partes más críticas en el desarrollo de un proyecto es el cómo se gestiona la documentación. Un documento es la huella en la que se plasman las ideas, el avance y la legitimidad de las etapas y entregables del proyecto. El hecho de documentar a lo largo del proyecto implica diseñar buenas prácticas en la comunicación y consistencia para que a futuro las partes interesadas y colaboradores puedan retroalimentar la información. 

Documentar todas las decisiones del proyecto, permite administrar tareas, plazos y costos, así como gestionar un registro histórico para la retroalimentación al finalizar el proyecto.

Propuesta vs. Estatuto de Proyecto

Una propuesta de proyecto es un documento inicial que se presentan antes del ciclo de vida del proyecto, su principal objetivo es brindar la intención y perspectiva a los colaboradores e interesados para que el proyecto se tome en cuenta. Adicionalmente, una propuesta de proyecto puede ser emitida por una empresa como atractivo de ideas a través de requerimientos técnicos que puedan ser potenciales para el desarrollo de este.

Un estatuto de proyecto es un documento cuya definición afecta a todo el ciclo de vida del proyecto, en el se define el alcance y los criterios de éxito alineados a los objetivos, también ayuda a la organización al modelar el esquema de trabajo, designar equipos y cómo se comunicarán loa avances.

“Una propuesta de proyecto ocurre mucho antes que la fase de iniciación de proyecto, en el se presenta la intención y se motiva a la organización a considerar la elegibilidad del proyecto; en cambio, un estatuto de proyecto ocurre al término de la fase de iniciación de proyecto, este influirá en todo el ciclo del proyecto ya que en él se definen los principales criterios de desarrollo.”

Por qué es importante crear un estatuto de proyecto

Es importante crear un estatuto de proyecto porque ayuda a establecer una visión compartida entre los involucrados, a comunicar el propósito y el valor del proyecto, a delimitar las responsabilidades y los roles de cada parte, y a facilitar el seguimiento y la evaluación del progreso y los resultados.

Un aspecto clave para el desarrollo del estatuto de proyecto es la colaboración entre los participantes. Para ello, se requiere una comunicación efectiva que garantice una documentación adecuada y el éxito del proyecto. Asimismo, se debe organizar y compartir la información de forma que sea fácil de consultar y comprender por los colaboradores.

Apartados básicos en un estatuto de proyecto

Los estatutos se adaptan a la manera en que documentan la información las empresas, por lo general pueden llevar especificaciones en su formato, o en algunas ocasiones el diseño puede ser a consideración de las partes interesadas. En general se asumen los siguientes apartados básicos para un estatuto de proyecto:

• Portada: contiene el nombre del proyecto, puede llevar el nombre de la empresa o organizaciones involucradas en su elaboración. Opcionalmente se puede colocar la misión y la visión de la empresa. En este apartado también se debe poner el estado en el que se encuentra el documento: “borrador” cuando el estatuto esté en edición, “en revisión” cuando el comité que evaluará la viabilidad del proyecto y las partes involucradas examinen el documento; y “aprobado” cuando el visto bueno de todas las partes involucradas sea otorgado.

• Resumen ejecutivo: brinda una perspectiva resumida del propósito del proyecto, cómo se alinea a los principios y necesidades de la organización y cómo impactaría (positivamente) una vez terminado el proyecto. Este resumen no se debe extender más allá de un párrafo, debe ser resumido, concreto y simple de entender.

• Objetivo del proyecto: se define el objetivo principal del proyecto, usando el marco SMART para que el objetivo este correctamente redactado. Adicionalmente se deben anotar los objetivos específicos del proyecto.

• Antecedentes: brinda una perspectiva más amplia al resumen ejecutivo, añadiendo opcionalmente un estudio de caso, el impacto que el proyecto puede tener, identificando tendencias y prospectos, por qué se debería de hacer el proyecto, o la situación actual en la que se encuentra un proyecto.

• Entregables: enlista todos los productos o resultados al término del proyecto.

• Información financiera: incluye un esquema de beneficios, costos y cantidad a invertir; incluye documentación financiera como un estado de resultados, presupuestos elaborados conforme al material y mano de obra requerida.

• Alcance y criterios de éxito: define hasta que punto debe de llevarse el proyecto, que criterios excluyen el alcance del proyecto (es decir no cubren su gestión o no están dentro de los entregables), así como los indicadores (KPI’s o OKR’s) que permiten alcanzar los objetivos del proyecto.

• Equipo de trabajo e interesados: define una lista con los involucrados en el proyecto, sus roles y aportaciones.

• Conclusiones y apartados finales: en este se puede realizar una retroalimentación del desarrollo del proyecto; como apartados finales pueden estar los cronogramas, planes de gestión de riesgos, estrategias de comunicación, análisis de factores internos y externos, estudios de viabilidad, etc.

• Registro histórico: en este apartado se anotan los cambios realizados al documento, la fecha y el nombre de la persona que los realizo, esto para llevar una gestión que permita analizar a futuro el progreso del proyecto.