El enfoque administrativo de proyectos Waterfall o Cascada es una metodología que propone ordenar de manera secuencial y lineal la gestión de un proyecto. Se aplica, fundamentalmente, en proyectos donde el riesgo debe ser mínimo, tales como proyectos de ingeniería, construcción, minería, diseño de productos, etc. El concepto de cascada hace referencia a que, una vez cumplida una fase del proyecto, se inicia la otra.

Este enfoque se utiliza cuando hay una visión clara de lo que debería ser el producto final, cuando los clientes no tienen posibilidad de cambiar el alcance del proyecto una vez que ha comenzado y cuando el concepto y la definición son las claves del éxito.

Ciclo de vida de un proyecto desde la perspectiva Waterfall

El enfoque Waterfall se divide en cinco fases principales: Requisitos, Diseño, Implementación, Verificación y Mantenimiento. Cada fase comienza recién cuando ha terminado la anterior y no hay posibilidad de volver atrás o hacer cambios.

Para implementar este enfoque se necesita una planificación detallada y exhaustiva al inicio del proyecto, donde se recopilen todos los requisitos de los stakeholders, especialmente los clientes. Luego se diseña un plan secuencial que se adecúe a ellos y se asignan los recursos y el tiempo necesarios para cada fase. Se debe documentar cada paso del proceso y asegurar la calidad y el cumplimiento de los objetivos en cada fase. Finalmente, se entrega el producto al cliente y se realiza el mantenimiento necesario.

Documentación para la gestión de un proyecto

La documentación y los entregables son dos aspectos clave en la gestión de proyectos, ya que permiten registrar, comunicar y evaluar el progreso y los resultados de un proyecto.

“La documentación de un proyecto es el conjunto de documentos que se generan durante el ciclo de vida del proyecto, desde la fase de inicio hasta la de cierre.”

La documentación incluye, entre otros, el acta de constitución del proyecto, el plan de gestión del proyecto, los informes de avance, las solicitudes de cambio y el informe final. La documentación sirve para:

• Establecer el alcance, los objetivos, los requisitos y los criterios de éxito del proyecto.
• Definir las responsabilidades, los roles y las funciones del equipo del proyecto y de las partes interesadas.
• Planificar las actividades, los recursos, el presupuesto, el cronograma y los riesgos del proyecto.
• Monitorear y controlar el desempeño, la calidad y el cumplimiento del proyecto.
• Documentar las lecciones aprendidas y las buenas prácticas del proyecto.

Algunos documentos empleados en la gestión de proyectos son:

• Propuesta de proyecto
• Estatuto de proyecto
• Plan de gestión de proyecto
• Informe de avance de proyecto
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de comunicación y elevación de situaciones
• Diagramas de flujos, planos, diagramas unifilares
• Estados financieros, documentación financiera en general.
• Informe final
• Contrato de transferencia de tecnología
• Manuales de diseño, implementación y trabajo.

Entregables de un proyecto

“Los entregables de un proyecto son los productos o servicios que se entregan al cliente o al beneficiario al finalizar el proyecto o una fase de este. “

Los entregables pueden ser tangibles (por ejemplo, un software, un edificio o un informe) o intangibles (por ejemplo, una capacitación, una asesoría o una mejora de procesos). Los entregables deben:

• Cumplir con los requisitos y las expectativas del cliente o del beneficiario.
• Aportar valor al negocio o a la organización que ejecuta el proyecto.
• Ser verificables y medibles mediante indicadores de calidad.
• Ser aceptados formalmente por el cliente o el beneficiario.

Elaboración de documentos y entregables

Para elaborar la documentación y los entregables de un proyecto de forma efectiva, se recomienda seguir estos pasos:

• Identificar la documentación y los entregables requeridos para cada fase del proyecto, según la metodología y las normas que se apliquen.
• Asignar a las personas responsables de elaborar, revisar y aprobar cada documento y cada entregable.
• Establecer los formatos, las plantillas, los estándares y las herramientas que se utilizarán para crear la documentación y los entregables.
• Definir los plazos y las formas de entrega de la documentación y los entregables.
• Realizar un seguimiento periódico del estado y la calidad de la documentación y los entregables.
• Almacenar y archivar la documentación y los entregables en un lugar seguro y accesible.

La documentación y los entregables son elementos esenciales para garantizar el éxito de un proyecto, ya que facilitan la gestión, la comunicación, la evaluación y la mejora continua del mismo. Por ello, es importante dedicar tiempo y recursos a su elaboración, revisión y entrega.