La programación del proyecto se ejecuta dentro de la fase de planeación, es la parte más importante de todo el proyecto, pues en ella se administrará el tiempo, el presupuesto y la fuerza de trabajo para alcanzar el éxito del proyecto. Programar un proyecto puede ser una tarea extenuante, y que, dependiendo del tamaño del proyecto, su dificultad puede hacerse visible.

Actividades de un proyecto

En pocas palabras, el programar un proyecto quiere decir, que cómo gerente de proyecto, junto con tu equipo de trabajo deberás definir las actividades, los recursos y la duración (definiendo fechas de inicio y finalización) de cada parte que se llevará a cabo en la siguiente etapa del proyecto. Adicionalmente, se debe ser capaz de establecer previsiones que puedan ayudar a entender el cómo sería adecuado gestionar riesgos, retrasos o cambios que pudieran afectar al proyecto. A través de la definición de los objetivos del proyecto y sus métricas, se pueden establecer eventos y actividades durante la ejecución del proyecto, los eventos y actividades más relevantes para la ejecución de proyectos son los hitos y las tareas.

“Una tarea es una actividad por realizar que está delimitada por el tiempo, el recurso y la fuerza de trabajo. Las tareas pueden ser interdependiente o depender de la finalización / inicialización de otras tareas para llevarse a cabo.”

Existen tres tipos de tareas que podemos tener en un proyecto:

• Tareas críticas: son aquellas que pueden afectar considerablemente a un proyecto, se debe prestar atención a su gestión, para evitar repercusiones en el tiempo y presupuesto si no se llevan a cabo correctamente.
• Tareas no críticas: son aquellas que no afectan directamente la ruta del proyecto, estas pueden ser postergadas ya que su dependencia o interdependencia no afectan la gestión del proyecto.
• Tareas de sesgo: son aquellas que no están consideradas en la ejecución del proyecto, pueden ser repentinas y se desconoce el impacto que puedan tener en el proyecto. Por ejemplo: una tarea sesgada seria “encender los interruptores de la estación que se apagó inesperadamente” que no tendría mayor impacto si se el colaborador solo enciende el interruptor, en cambio otra tarea “revisar el cambio de la legislación ambiental y hacer adecuaciones” puede ser una tarea que puede tener un impacto potencial para el resto del proyecto.

Por lo general, es una practica que el gerente de proyectos divida las tareas en subtareas, esto especialmente cuando la tarea requiere de mayor esfuerzo o presupuesto. Es importante definir y limitar el número de tareas y subtareas, ya que, de tener demasiadas puede ocasionar que el proyecto no se gestione adecuadamente.

Hitos de un proyecto

“Un hito de un proyecto es un evento que marca un avance importante del proyecto. Este representa un punto de control a un conjunto de tareas, donde se realiza un seguimiento para que la gestión del proyecto sea exitosa.”

Establecer hitos permite gestionar de manera adecuada todo el proyecto; de una manera más general permite analizar el estado y avance del proyecto en general. En algunas ocasiones realizar muchas tareas pueden conducir a hitos, el gerente de proyectos debe ser capaz de identificar si las tareas conducen a un hito, y por lo tanto pueden mostrar la evolución del proyecto mismo.

El establecer hitos va de la mano con la definición de las tareas a ejecutar en el proyecto. Para ello se pueden emplear dos técnicas:

• Programación arriba – abajo (descendente): en ella se definen primeramente los hitos importantes y dentro estos las actividades que se deben llevar para obtener ese avance.
• Programación abajo – arriba (ascendente): primero se definen las actividades a realizar y después se clasifican para conducir exitosamente a los hitos del proyecto.

Fases de ejecución vs. Hitos de un proyecto

Como mencionamos anteriormente podemos agrupar las tareas para una mejor administración y gestión de todas las actividades. Sin embargo, es importante distinguir que las tareas se pueden agrupar para definir fases, y para definir hitos.

“Una fase es una etapa de ejecución del proyecto, que se alinea a un objetivo común o que dada su naturaleza implica el despliegue del presupuesto, fuerza de trabajo y conocimiento técnico para llevarse a cabo.”

Las principales diferencias entre una fase y un hito son que las fases agrupan tareas conforme a su naturaleza y requerimientos técnicos, en cambio un hito es un punto de control estratégico para valorar el avance del proyecto. Los hitos pueden abarcar varias fases, en consecuencia, mide y analiza si la gestión de las fases implicadas.

Un ejemplo de una fase sería “instalación eléctrica” que contiene todas las tareas y subtareas relacionadas a esta fase, mientras que un hito sería “pruebas de arranque del sistema” que no solo contiene la fase de la instalación eléctrica, sino también la fase de instalación de servidores, cableado, sistema de enfriamiento, etc.

Cronograma de un proyecto

Un cronograma de un proyecto es una herramienta que permite planificar, organizar y controlar las actividades y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. Un cronograma debe llevar las siguientes partes:

• El título del proyecto, que debe ser claro, conciso y específico.
• Los responsables del proyecto, que son las personas o entidades que participan en su ejecución y supervisión.
• Las fases o etapas del proyecto, que son los grandes bloques de trabajo que se dividen en tareas más pequeñas y detalladas.
• Las tareas o actividades del proyecto, que son las acciones concretas que se realizan para cumplir con cada fase o etapa.
• Los hitos como puntos críticos de control de avance del proyecto.
• Los tiempos o duraciones de cada tarea o actividad, que son los plazos estimados para su realización, expresados en días, semanas o meses.
• Los recursos o medios del proyecto, que son los elementos materiales, humanos o financieros que se requieren para llevar a cabo cada tarea o actividad.
• Los indicadores o criterios de evaluación del proyecto, que son las medidas de rendimiento o calidad que se utilizan para verificar el cumplimiento de los objetivos y los resultados esperados.

En el siguiente artículo veremos a profundidad el Diagrama de Gantt como método de gestión de actividades de un proyecto.

Consejos para establecer correctamente los hitos de un proyecto

Los hitos son puntos clave que marcan el progreso de un proyecto. Establecer hitos claros y realistas puede ayudar a mantener el enfoque, la motivación y la comunicación del equipo. Algunos consejos para establecer hitos son:

• Definir el alcance y los objetivos del proyecto. Esto implica identificar las tareas, los recursos, los plazos y los entregables que se requieren para completar el proyecto.
• Dividir el proyecto en fases o etapas. Cada fase debe tener un resultado esperado y un criterio de éxito. Las fases pueden ser secuenciales, paralelas o iterativas, dependiendo de la naturaleza del proyecto.
• Asignar hitos a cada fase, o a un conjunto de fases que conduzcan a un punto de control crítico. Los hitos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo (SMART, por sus siglas en inglés). Los hitos deben reflejar los momentos críticos o significativos del proyecto, como el inicio, el fin, las revisiones, las aprobaciones o las entregas.
• Comunicar los hitos al equipo y a las partes interesadas. Es importante que todos los involucrados en el proyecto conozcan los hitos y sus fechas. Esto facilita el seguimiento, la evaluación y la retroalimentación del desempeño del proyecto.
•  Ajustar los hitos si es necesario. Los proyectos pueden sufrir cambios o imprevistos que afecten a los hitos. En ese caso, se debe revisar y actualizar el plan del proyecto, informando a todos los afectados de los nuevos hitos y sus implicaciones.