Un presupuesto es una estimación de los ingresos y gastos que tendrá un proyecto durante un período determinado. El presupuesto sirve para planificar, controlar y evaluar la ejecución del proyecto, así como para comunicar sus objetivos y alcance a los interesados.

Recursos para la creación de presupuestos

Para elaborar un presupuesto se requieren una serie de recursos, tales como:

• La descripción del proyecto, que incluye el enunciado del alcance, los entregables, los requisitos y los criterios de aceptación.
• El plan de gestión del proyecto, que contiene la estructura de desglose del trabajo (EDT), el cronograma, el plan de recursos humanos, el plan de calidad, el plan de riesgos, el plan de comunicaciones y el plan de adquisiciones.
• Los datos históricos de proyectos similares, que pueden servir como referencia o base para estimar los costos.
• Las herramientas y técnicas de estimación, que pueden ser cualitativas o cuantitativas, tales como la opinión experta, el análisis paramétrico, el análisis de tres puntos, la estimación análoga o la estimación ascendente.

Clasificación de costos

Los costos de un proyecto se pueden clasificar según diferentes criterios, como, por ejemplo:

1. Según su naturaleza: directos o indirectos. Los costos directos son aquellos que se pueden atribuir directamente al proyecto, como por ejemplo la mano de obra, los materiales o los equipos. Los costos indirectos son aquellos que no se pueden asignar directamente al proyecto, pero que son necesarios para su realización, como por ejemplo los gastos generales, la administración o los servicios compartidos.
2. Según su variabilidad: fijos o variables. Los costos fijos son aquellos que no dependen del nivel de actividad del proyecto, como por ejemplo el alquiler de un local o la amortización de un equipo. Los costos variables son aquellos que varían en función del nivel de actividad del proyecto, como por ejemplo el consumo de electricidad o el combustible.
3. Según su relación con el tiempo: recurrentes o no recurrentes. Los costos recurrentes son aquellos que se repiten periódicamente durante la vida del proyecto, como por ejemplo los salarios o las licencias. Los costos no recurrentes son aquellos que se producen una sola vez o de forma esporádica durante el proyecto, como por ejemplo la compra de un equipo o la contratación de un consultor.

El presupuesto de referencia

El presupuesto de referencia es el resultado de sumar todos los costos estimados del proyecto y aplicarles un factor de contingencia para cubrir las incertidumbres y los riesgos. 

El presupuesto de referencia se utiliza como línea base para medir el desempeño del proyecto en términos de costos y para tomar decisiones sobre posibles cambios o acciones correctivas.

Proceso de adquisición

El proceso de adquisición consiste en obtener los bienes y servicios necesarios para el proyecto desde fuentes externas a la organización ejecutora. El proceso de adquisición implica las siguientes actividades:

• Planificar las adquisiciones: definir qué, cómo, cuándo y dónde se van a adquirir los bienes y servicios, así como los criterios de selección y evaluación de los proveedores.
• Realizar las adquisiciones: solicitar ofertas o propuestas a los proveedores potenciales, negociar las condiciones contractuales y adjudicar los contratos.
• Controlar las adquisiciones: supervisar el cumplimiento de los contratos por parte de los proveedores, gestionar las reclamaciones o disputas y cerrar los contratos una vez finalizados.

Contrato de confidencialidad y Declaración de Trabajo

Un contrato de confidencialidad (NDA) es un acuerdo legal entre dos o más partes que establece las condiciones bajo las cuales se puede compartir información sensible o secreta relacionada con el proyecto. Un contrato de confidencialidad suele incluir aspectos como el alcance, la duración, las obligaciones, las excepciones y las sanciones por incumplimiento.

Una Declaración de Trabajo (SOW) es un documento que describe en detalle el trabajo que debe realizar un proveedor para cumplir con el contrato. Una declaración de trabajo suele incluir aspectos como el objetivo, el alcance, los entregables, los requisitos, los plazos, los criterios de aceptación y los mecanismos de control.

Flujo de efectivo

El flujo de efectivo es la diferencia entre los ingresos y los egresos de dinero que tiene el proyecto en un período determinado. El flujo de efectivo se puede representar mediante un diagrama que muestra las entradas y salidas de dinero en función del tiempo. El flujo de efectivo es importante para evaluar la viabilidad financiera del proyecto y para gestionar su tesorería.

CAPEX y OPEX

CAPEX (capital expenditure) y OPEX (operating expenditure) son dos conceptos que se utilizan para clasificar los costos de un proyecto según su relación con la inversión y la operación.

• CAPEX son los costos asociados a la adquisición o mejora de activos fijos, como por ejemplo la compra de un equipo o la construcción de una infraestructura. Los CAPEX se consideran una inversión que genera beneficios futuros para el proyecto.
• OPEX son los costos asociados al funcionamiento o mantenimiento de los activos fijos, como por ejemplo el consumo de energía o el pago de impuestos. Los OPEX se consideran un gasto que reduce los beneficios del proyecto.

Reservas de contingencia

Las reservas de contingencia son fondos que se destinan a cubrir los posibles sobrecostos que pueda tener el proyecto debido a las incertidumbres o los riesgos. Las reservas de contingencia se calculan en función del nivel de confianza que se tenga en las estimaciones de costos y del grado de exposición al riesgo del proyecto. Las reservas de contingencia se incluyen en el presupuesto de referencia y se gestionan por el director del proyecto.

Reservas de gestión

Las reservas de gestión son fondos que se destinan a cubrir los posibles cambios que pueda sufrir el proyecto debido a las solicitudes de los interesados o a las oportunidades de mejora. Las reservas de gestión se calculan en función del grado de flexibilidad que se quiera tener para adaptar el proyecto a las nuevas circunstancias. Las reservas de gestión no se incluyen en el presupuesto de referencia y se gestionan por el patrocinador del proyecto.